Tổ chức sự kiện là cụm từ chỉ chung những công việc như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, khánh thành, lễ hội, lễ kỉ niệm, tiệc tất niên, tri ân khách hàng…Để sự kiện diễn ra hoàn hảo đừng quên những điều này điều dưới đây:
Công tác chuẩn bị chu đáo
Tùy vào quy mô sự kiện mà bạn cân đối thời gian chuẩn bị cho phù hợp. Một sự kiện thông thường nên có khoảng một tháng để lên kế hoạch, thiết kế và bàn bạc phương án trước khi tổ chức. Tuy nhiên, với những sự kiện quy mô thì việc này phải tiến hành sớm hơn. Như sự kiện ngày hội sách quốc tế do AzEvent tổ chức thì công tác chuẩn bị được lên kế hoạch trước nửa năm và mọi thứ phải hoàn thành trước khi chương trình chính thức bắt đầu một tháng.
Chọn team làm việc ăn ý
Tổ chức một sự kiện có rất nhiều việc cần làm. Do đó, làm việc theo team là điều bắt buộc. Để đảm bảo tiến độ công việc, bạn nên chọn các thành viên có trách nhiệm và có thể hợp tác ăn ý cùng nhau. Luôn luôn phân công rõ ràng các đầu việc cho mỗi người. Tuy nhiên, cần thường xuyên giám sát tiến độ để đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp và không bị chậm trễ.
Chuẩn bị sẵn phương án dự phòng
Phương án đề phòng rủi ro trong các sự kiện là điều vô cùng cần thiết. Việc này giúp bạn xử lý tình huống nhanh hơn và không làm gián đoạn chương trình. Chẳng hạn như thời tiết xấu thì bạn có thể chuẩn bị sẵn nhà bạt, tổ chức trò chơi mạo hiểm thì mang theo dụng cụ cứu thương… Việc chuẩn bị phương án dự phòng chu đáo còn cho thấy tính chất chuyên nghiệp của ban tổ chức.
Sự kiện được tổ chức hoàn hảo là mong muốn của cả công ty event và khách hàng. Ngoài giúp đối tác hài lòng thì đây cũng là cách nâng cao thương hiệu cho doanh nghiệp. Một khi hiệu ứng tốt được lan tỏa, khách hàng sẽ tự liên hệ với bạn và vị thế của công ty càng được củng cố vững chắc trên thị trường.
